Um mesmo usuário cadastra o fornecedor, lança o pedido de compra, libera a compra e ainda programa o pagamento. Enquanto tudo corre bem, ninguém percebe o risco. Quando aparece um erro ou uma fraude, a empresa descobre que o sistema não tinha nenhuma trava entre uma etapa e outra. A segregação de funções existe para criar essa trava.
O que é segregação de funções
É a regra de que as etapas críticas de um processo fiquem com pessoas diferentes. Quem inicia uma operação não deve ser quem a aprova, e quem aprova não deve ser quem registra o pagamento. No ERP, isso vira uma questão de perfil de acesso: cada usuário recebe só as rotinas que o seu papel exige.
Combinações que merecem atenção
- Fornecedor e pagamento: quem cria ou altera o cadastro do fornecedor não deveria programar o pagamento dele.
- Pedido de compra e aprovação: a liberação pela rotina Aprovação de Documentos (MATA094) deve ficar com o aprovador definido na alçada, nunca com quem emitiu o pedido.
- Pedido de venda e crédito: quem digita o pedido não deveria liberar o próprio bloqueio de crédito (Liberação de Crédito, MATA450).
- Inventário: quem digita a contagem (MATA270) não deveria ser quem gera o acerto de estoque (MATA340).
Os nomes das rotinas valem para o Protheus 12.1.2510.
Como aplicar em cinco passos
- Liste as etapas críticas de cada processo: compras, vendas, financeiro e estoque.
- Veja quem tem acesso a quê hoje. No Configurador (SIGACFG), os cadastros de Usuários (CFGA510) e de Grupos de Usuários (CFGA520) mostram acessos e restrições. O caminho do menu muda um pouco entre versões.
- Cruze as listas. Onde a mesma pessoa aparece em duas etapas do mesmo processo, há conflito.
- Ajuste os perfis. A documentação do Configurador recomenda controlar por privilégio de acesso, e não só pelo menu: o menu define o que o usuário enxerga, o privilégio define o que ele consegue fazer.
- Registre as exceções e revise em intervalos fixos, por exemplo a cada semestre.
E quando a equipe é pequena demais para separar tudo?
Acontece em muita empresa. Se uma pessoa precisa fazer duas etapas, compense com controle: outra pessoa confere o resultado, a alçada exige um segundo nome e o gestor revisa de tempos em tempos quem alterou o quê. O Configurador ajuda nisso. O relatório Auditoria Usuário (APCFGR10) mostra mudanças nos cadastros de usuários, e o Log de Acesso (APCFGR40) mostra entradas, saídas e erros de senha.
Exemplo prático (ilustrativo)
Imagine uma distribuidora em que o comprador também tem acesso à liberação de documentos. Ele emite um pedido grande e o aprova sozinho, porque o próprio usuário aparece como aprovador na alçada. A correção tem dois movimentos: tirar do perfil do comprador o acesso à aprovação e conferir se ele não consta em nenhum grupo de aprovação. Depois disso, o pedido só avança quando outra pessoa libera. O exemplo não descreve nenhum cliente real.
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